Programa de faturação para stand automóvel: o que deve ter

Que programa de faturação para stand devo usar? Usa um programa certificado pela Autoridade Tributária (AT), que emita faturas com ATCUD e código QR e que esteja ligado ao stock, para não escreveres a mesma viatura duas vezes. Num stand o difícil não é emitir a fatura, é ela sair certa com matrícula, quilómetros, retoma e o IVA correto.

O que deve ter um programa de faturação para stand automóvel

Uma loja fatura artigos de prateleira. Tu vendes uma viatura de cada vez, cada uma com identificação própria e, muitas vezes, com uma retoma pelo meio. Por isso, além de emitir faturas, o programa deve:

• estar certificado pela AT, com o número do certificado visível nos documentos;
• emitir faturas com ATCUD e código QR;
• guardar os dados da viatura na fatura: marca, modelo, matrícula, número de quadro, quilómetros e data da primeira matrícula;
• permitir tratar a toma de retoma sem fazer contas à parte;
• suportar o regime de IVA da margem, quando a viatura se enquadra nele;
• reaproveitar os dados do cliente (NIF, morada) que já tens da proposta;
• ligar-se ao stock, para a viatura vendida não continuar como disponível.

Se o programa não faz estas coisas, acabas a fazer o resto à mão, e é aí que aparecem os erros.

Que regras a faturação do stand tem de cumprir

Estas são as referências que convém teres presentes. Confirma sempre os detalhes do teu caso com o contabilista.

• Software certificado: o Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, obriga a emitir faturas através de programas certificados pela AT. Os requisitos técnicos constam da Portaria n.º 363/2010, de 23 de junho. Um ficheiro de Excel ou Word não serve para emitir faturas.
• Prazo de emissão: nos termos do artigo 36.º do Código do IVA, a fatura emite-se até ao 5.º dia útil seguinte ao momento em que o imposto é devido. Numa venda de viatura, isso costuma coincidir com a entrega.
• ATCUD e código QR: são obrigatórios nas faturas desde 1 de janeiro de 2023.
• IVA: a taxa normal é 23% em Portugal continental. Em muitas viaturas usadas aplica-se o regime da margem, em que o IVA incide apenas sobre a diferença entre o preço de venda e o de compra.

Como se fatura uma viatura usada em regime de margem?

O regime especial de tributação dos bens em segunda mão está no Decreto-Lei n.º 199/96, de 18 de outubro. Na prática, o IVA calcula-se sobre a margem do stand e não é destacado na fatura, que deve levar a menção ao regime aplicado. O cliente não pode deduzir esse IVA, por isso a fatura tem de estar bem escrita. Um programa que só conhece a taxa de 23% sobre o valor total não te serve aqui. Antes de subscreveres qualquer programa, pergunta-lhe como trata este regime e pede para veres uma fatura de exemplo.

Erros comuns na faturação de um stand

• Faturar em Excel ou Word. Não é uma fatura válida e deixa-te exposto numa inspeção.
• Ter a faturação num programa e o stock noutro. Vendes o carro, faturas, e esquece-te de o tirar do anúncio. Vê como evitar isto em gestão de stock automóvel.
• Faturar sem proposta guardada. Se o cliente contesta o preço ou as condições, não tens onde provar o que ficou combinado. Um bom CRM para stands automóveis resolve isto.
• Tratar a retoma como desconto solto. Sem registo próprio da viatura recebida, perdes o histórico e o custo real de aquisição.
• Esquecer o prazo do 5.º dia útil quando a entrega da viatura e a papelada ficam para mais tarde.

Excel, faturação genérica ou software para stands?

Não há uma opção certa para todos. Depende de quantas viaturas vendes e de quanto tempo perdes a copiar dados.

Opção	Onde é mais forte	Onde falha
Excel ou Word	Bom para controlo interno de custos	Não emite faturas válidas
Aplicação gratuita do Portal das Finanças	Custo zero, cumpre a lei	Não tem stock, viaturas, retomas nem clientes
Programa de faturação genérico	Certificado, simples, o teu contabilista já conhece	Não conhece viaturas, tens de escrever tudo duas vezes
Software para stands, como o StandFácil	Viaturas, stock, anúncios, faturação e propostas no mesmo sítio	Pode ser mais do que precisas se emites poucas faturas por mês

Se vendes duas ou três viaturas por mês e o teu contabilista já te trata da faturação, um programa genérico pode chegar. Quando o stock cresce e os anúncios, as propostas e as faturas começam a andar em sítios diferentes, compensa um programa feito para stands. Para escolher com mais critério, lê como escolher software para stands e o que deve ter uma aplicação de gestão para stands.

Como o StandFácil resolve isto

O StandFácil é um software de gestão para stands automóveis em Portugal, pensado para donos e gerentes de stands de usados pequenos e médios. Reúne no mesmo sítio a gestão de viaturas e stock, a publicação de anúncios, a faturação e um CRM de clientes e propostas. O fluxo de uma venda faz-se assim:

1. Regista a viatura no stock com os dados do livrete, como matrícula, quilómetros e data da primeira matrícula.
2. Cria o cliente e a proposta no CRM, para as condições combinadas ficarem guardadas.
3. Emite a fatura com os dados da viatura e do cliente que já registaste, em vez de os escreveres outra vez.

O que não fazemos neste artigo é prometer o que não podemos provar aqui. Não indicamos preços nem condições de teste, porque isso deves pedir diretamente à equipa. E antes de emitires faturas reais, pede para confirmar o número de certificação da AT do módulo de faturação e o tratamento do regime da margem. O programa não substitui o teu contabilista.

Perguntas Frequentes

Preciso mesmo de um programa certificado para faturar no stand?

Sim. O Decreto-Lei n.º 28/2019 obriga a emitir faturas com programas certificados pela AT. Um documento feito em Excel ou Word não cumpre. Podes confirmar o número de certificado no próprio programa e nos documentos que ele emite.

Posso usar Excel para faturar viaturas?

Não para emitir faturas. O Excel serve para controlar custos de reparação e margens, mas a fatura tem de sair de um programa certificado. Se o teu volume é muito baixo, a aplicação gratuita do Portal das Finanças é uma alternativa legal, embora não trate de stock nem de viaturas.

Quanto custa um programa de faturação para stand?

Depende do tipo de programa e do que inclui. Há opções gratuitas só de faturação e há software de gestão para stands que junta stock, anúncios e clientes. Compara sempre o que está incluído e pede o preço por escrito. No caso do StandFácil, o valor deve ser pedido à equipa.

Um programa de faturação genérico serve para um stand?

Serve se vendes poucas viaturas e aceitas escrever os dados de cada uma à mão. Falha quando precisas de ligar a fatura ao stock, à proposta e à retoma, ou de tratar o regime da margem. Nesse caso, um software feito para stands poupa-te trabalho e erros.

O passo concreto para esta semana: pega nas últimas cinco faturas de venda do teu stand e assinala os dados que tiveste de escrever mais de uma vez. Se forem muitos, contacta a equipa do StandFácil e pede para ver o percurso viatura, proposta e fatura com os teus dados. Faz também a pergunta sobre certificação AT e regime da margem antes de decidires.