Documentos para stands de automóveis: o que tens de ter na compra, venda e retoma

Sábado de manhã, o cliente quer levar o carro e tu ainda andas à procura do livrete. Os documentos para stands de automóveis dividem-se em três grupos: o que recebes quando compras ou aceitas uma retoma, o que entregas quando vendes, e o que tens de ter sempre em dia no próprio negócio. Se cada viatura tiver o seu dossiê completo desde o dia em que entra, nenhuma venda pára por falta de papel.

Que documentos pedir quando uma viatura entra no stand

Tanto na compra a um particular como na toma de retoma, o ponto de partida é o mesmo: confirmar que quem vende pode vender. Pede e guarda cópia de:

• Documento Único Automóvel (DUA), que substituiu o antigo livrete e o título de registo de propriedade. Confirma que o nome do vendedor é o do proprietário registado.
• Documento de identificação do vendedor (cartão de cidadão ou equivalente) e número de contribuinte.
• Último comprovativo de inspeção periódica válido, ou a data em que expira.
• Comprovativo de pagamento do IUC do ano em curso, quando aplicável.
• Livro de revisões e manuais, se existirem, e as duas chaves.
• Declaração de venda ou contrato de compra assinado, com preço, quilómetros e data.

Se a viatura tiver reserva de propriedade ou penhora, o registo mostra-o. Por isso, antes de pagares seja o que for, pede a certidão permanente ou consulta o registo automóvel. Um carro com encargos não se vende sem os resolver primeiro.

Para o caso de viaturas que circulam no stand sem estarem matriculadas em teu nome, temos um artigo próprio sobre a declaração de circulação no stand e os documentos a pedir.

Documentos que entregas ao cliente na venda

Na venda a um particular, o dossiê que sai do stand deve ter:

1. Fatura da viatura. Nos termos do artigo 36.º do Código do IVA, a fatura deve ser emitida até ao quinto dia útil seguinte ao momento em que o imposto é devido.
2. Documento Único Automóvel e, se for o caso, o requerimento de registo automóvel preenchido e assinado pelas duas partes.
3. Contrato de compra e venda, com identificação das partes, matrícula, quilómetros, preço e condições de pagamento.
4. Termo de garantia, com o prazo e o que cobre.
5. Cópia da inspeção e do histórico de manutenção que tiveres.

Sobre o registo: o pedido de registo de propriedade deve ser feito no prazo de 60 dias após a compra, ao abrigo do Decreto-Lei n.º 54/75. Convém dizeres isto ao cliente por escrito, ou tratares tu do registo, para não ficar esquecido.

Sobre a garantia: nos bens móveis usados, o Decreto-Lei n.º 84/2021 permite acordar um prazo reduzido, mas nunca inferior a 18 meses. Se não houver acordo escrito, aplicam-se os 3 anos. Tens o tema desenvolvido em garantia de 3 anos em viaturas usadas.

E se o cliente pedir crédito?

Nesse caso, junta ao dossiê a proposta de crédito e a documentação que a financeira exigir (normalmente identificação, comprovativos de rendimentos e de morada). Guarda a data do pedido e o estado da aprovação, porque a entrega da viatura só deve acontecer quando o financiamento estiver confirmado.

Documentos do próprio stand que não podes deixar caducar

Além dos papéis de cada viatura, há os do negócio:

• Registo de atividade com o CAE correto. Vê CAE para stand de automóveis.
• Seguro de responsabilidade civil e seguro para viaturas em circulação com matrícula de comerciante, se usares.
• Licenciamento do espaço e dos anúncios exteriores, junto da câmara municipal.
• Contratos de financiamento de stock, quando existam.
• Faturas de compra e de venda, arquivadas pelo prazo legal.

Se ainda estás a montar o negócio, o artigo sobre como abrir um stand de carros mostra o que deve estar pronto antes da primeira viatura.

Erros comuns com a papelada num stand de usados

• Comprar sem confirmar que o vendedor é o proprietário que consta no DUA.
• Não anotar os quilómetros reais na entrada, e ficar sem prova se houver reclamação.
• Vender sem termo de garantia assinado.
• Deixar a inspeção caducar com a viatura já anunciada.
• Documentos espalhados entre email, WhatsApp, pasta de papel e Excel, sem saber qual é a versão final.

Papel, Excel ou software: o que serve a cada stand

Opção	Onde ajuda	Onde falha
Pasta de papel por viatura	Simples, sem custo de arranque	Difícil de pesquisar, sem alertas, perde-se
Excel e pastas no computador	Flexível e familiar	Depende de quem preenche, sem ligação à faturação
Software genérico de faturação	Cumpre a parte fiscal	Não conhece viaturas, stock nem retomas
StandFácil	Ficha de viatura, faturação e clientes no mesmo sítio	Não substitui o registo oficial nem o advogado ou o despachante

Se vendes poucas viaturas por ano e tens tudo em ordem em papel, não precisas de mudar. Quando o stock cresce, ou há mais do que uma pessoa a mexer nos processos, o papel começa a custar tempo. Podes ver o que avaliar em software de gestão para stands automóveis.

Como o StandFácil resolve isto

O StandFácil é um software de gestão para stands automóveis em Portugal. Junta a gestão de viaturas e stock, a publicação de anúncios, a faturação e um CRM de clientes e propostas. Para a papelada, isto quer dizer que a informação de cada viatura e de cada cliente fica ligada, em vez de repartida por vários ficheiros.

Na prática, o uso é este:

1. Registas a viatura quando entra (matrícula, quilómetros, origem, retoma ou compra) e deixas a ficha como ponto central do processo.
2. Associas o cliente e a proposta, incluindo propostas de crédito, ao mesmo registo.
3. Emites a faturação a partir da mesma viatura e do mesmo cliente, sem voltares a escrever os dados.

O que o StandFácil não faz: não regista a propriedade por ti junto da Conservatória nem te dispensa de confirmar o DUA e os encargos. É uma ferramenta de organização e de faturação, não um serviço jurídico. Se quiseres perceber como funciona o stock, lê gestão de stock automóvel.

Perguntas Frequentes

Que documentos preciso para comprar uma viatura usada a um particular?

Precisas do Documento Único Automóvel, da identificação e do contribuinte do vendedor, de um contrato de compra e venda assinado e do comprovativo de inspeção válido. Confirma ainda no registo automóvel se existem encargos antes de pagares.

Em quanto tempo tem de ser feito o registo de propriedade após a venda?

O pedido de registo deve ser feito no prazo de 60 dias após a compra, nos termos do Decreto-Lei n.º 54/75. Vale a pena combinares com o cliente quem trata do pedido e deixares isso escrito no contrato.

Que garantia tenho de dar numa viatura usada?

A regra geral é de 3 anos. Segundo o Decreto-Lei n.º 84/2021, nos usados podes acordar por escrito um prazo menor, mas nunca inferior a 18 meses.

Posso ter todos os documentos de uma viatura num só sítio?

Podes, em pasta física ou digital, desde que cada viatura tenha o seu dossiê com o mesmo conteúdo mínimo. Um software de gestão como o StandFácil facilita ao ligar viatura, cliente, proposta e fatura no mesmo registo.

O passo seguinte

Esta semana, escolhe as cinco viaturas que tens há mais tempo no stand e confirma se cada uma tem DUA, inspeção, contrato de compra e fotografias do estado de entrada. Se faltar papel em mais de uma, é sinal de que precisas de um processo único. Contacta o StandFácil para veres como ficaria esse processo no teu stand.