Gestão de veículos em stands: o que controlar em cada viatura

Um stand raramente perde dinheiro por vender mal, perde-o por não saber o que tem parado. A gestão de veículos em stands resume-se a ter, para cada viatura, um registo único com custo de compra, despesas, documentos, estado do anúncio e dias em stock. Se esse registo estiver espalhado por cadernos, Excel e mensagens, o problema não é falta de vendas, é falta de informação.

O que é a gestão de veículos num stand de usados

É o controlo de cada viatura desde que entra (compra ou toma de retoma) até sair com o cliente. Não é só uma lista de matrículas. É saber, a qualquer momento, quanto já gastaste num carro, se falta alguma coisa para o poderes vender e há quantos dias está parado.

Um bom registo por viatura tem, no mínimo:

• matrícula, marca, modelo, versão, quilómetros e data da matrícula;
• origem da viatura: compra a particular, leilão, retoma ou outro stand;
• preço de compra e todas as despesas associadas (oficina, pneus, chapa e pintura, limpeza, transporte);
• documentos: livrete (hoje Documento Único Automóvel), inspeção periódica, IUC em dia, chaves e manuais;
• preço de venda, margem prevista e estado do anúncio;
• data de entrada, para saberes os dias em stock.

Se quiseres ver que papéis pedir em cada operação, lê o artigo sobre documentos para stands de automóveis.

Os cinco pontos que mais escapam no dia a dia

1. Custos escondidos

O carro comprado por um valor acaba a custar outro depois de pneus, revisão, pintura e horas de limpeza. Se não somares tudo à viatura, a margem que achas que tens não é a margem real.

2. Prazos legais

Nas vendas a consumidores, a garantia legal de bens móveis é de 3 anos (artigo 12.º do Decreto-Lei n.º 84/2021), mas em usados pode ser reduzida por acordo escrito até um mínimo de 1 ano. Esse acordo tem de ficar registado e associado à venda. Para o detalhe, vê garantia de 3 anos em viaturas usadas.

3. Inspeção e IUC

Uma viatura sem inspeção válida ou com IUC por regularizar trava a venda à última hora. Convém ter a data de cada inspeção à vista, não na memória de quem trata do assunto.

4. Anúncios desatualizados

Um carro vendido que continua anunciado gera chamadas inúteis. Um carro com preço alterado em loja mas não online gera discussões. O anúncio deve acompanhar o estado da viatura.

5. Contactos e propostas soltos

O cliente que pediu proposta de crédito na semana passada e ninguém voltou a contactar é uma venda que se perde em silêncio. Os contactos têm de estar ligados à viatura em que mostraram interesse.

Excel, programa genérico ou software de stands: o que serve a quem

Opção	Onde funciona bem	Onde falha
Papel ou caderno	Stand muito pequeno, poucas viaturas	Sem pesquisa, sem histórico, depende de uma pessoa
Excel	Poucas viaturas e uma só pessoa a mexer	Versões diferentes do ficheiro, sem ligação a anúncios, faturas ou clientes
Programa genérico de faturação	Emitir faturas	Não conhece o conceito de viatura, retoma ou dias em stock
Software específico para stands (como o StandFácil)	Stock, anúncios, faturação e clientes no mesmo sítio	Exige que passes os dados existentes e que a equipa adote o hábito

Se tens meia dúzia de carros e geres tudo sozinho, um Excel bem organizado pode chegar. Quando começam a ser várias pessoas a mexer, ou passas dos carros que consegues ter de cabeça, o custo de errar passa a ser maior do que o custo de mudar. Para comparar critérios, vê software de gestão de viaturas e gestão de stock automóvel.

Como o StandFácil resolve isto

O StandFácil é um software de gestão para stands automóveis em Portugal, pensado para donos e gerentes de stands de usados, pequenos e médios. Reúne no mesmo sítio:

• Gestão de viaturas e stock: ficha de cada viatura com os dados e a informação de que precisas para a vender.
• Publicação de anúncios: o anúncio sai da própria ficha da viatura, sem reescreveres tudo.
• Faturação: a venda é faturada a partir da mesma ficha.
• CRM de clientes e propostas: os contactos e as propostas ficam ligados às viaturas em que o cliente mostrou interesse.

Na prática, o arranque faz-se em três passos:

1. Registas as viaturas que tens hoje em stock, uma a uma.
2. Acrescentas as despesas, os documentos e o estado de cada uma.
3. Passas a usar a ficha da viatura para anunciar, propor e faturar.

O que não está nas informações que temos para este artigo: não indicamos aqui preços nem condições de teste, por isso pergunta diretamente à equipa antes de decidires. Se precisas de uma funcionalidade específica do teu stand, pergunta também se existe, em vez de assumires que sim.

Por onde começar esta semana

Estamos a 26 de outubro. Com a Black Friday a 27 de novembro e os feriados de 1 e 8 de dezembro a encurtar o mês, o fim do ano costuma ser o momento de limpar stock parado. Faz isto antes:

• lista todas as viaturas e calcula os dias em stock de cada uma;
• identifica as que têm mais de 90 dias parado, ou o prazo que fixares como limite no teu stand;
• confirma inspeção, IUC e documentos de cada uma;
• revê preços e anúncios das que queres vender primeiro.

Se estás a montar o stand de raiz, o artigo como abrir um stand de carros ajuda a ordenar o que fazer antes da primeira viatura.

Perguntas Frequentes

O que deve constar na ficha de cada viatura do stand?

Matrícula, dados do veículo, origem, preço de compra, despesas, documentos (livrete, inspeção, IUC), preço de venda e data de entrada. Com estes dados consegues calcular a margem real e os dias em stock.

Posso gerir as viaturas do stand só com Excel?

Podes, se tiveres poucas viaturas e uma só pessoa a mexer no ficheiro. Quando há várias pessoas, anúncios, faturas e clientes para acompanhar, o Excel começa a gerar versões diferentes e erros difíceis de detetar.

Qual é a garantia legal de uma viatura usada vendida por um stand?

A garantia legal de bens móveis é de 3 anos, nos termos do artigo 12.º do Decreto-Lei n.º 84/2021. Em usados, as partes podem acordar reduzi-la, mas nunca para menos de 1 ano, e isso deve ficar registado por escrito.

Quando faz sentido passar a software de gestão para stands?

Quando já não consegues saber de cabeça o que tens em stock, quando mais de uma pessoa mexe nos dados, ou quando perdes tempo a repetir informação entre stock, anúncios e faturas. Nessa altura, o custo de manter folhas soltas passa a ser maior do que o de migrar.

Próximo passo

Junta hoje a lista das tuas viaturas em stock, com data de entrada e custo total de cada uma. Depois contacta o StandFácil, mostra essa lista e pergunta como ficaria o teu stand registado, incluindo preços e condições.