Programa de gestão automóvel para usados: o que deve incluir

O erro mais comum de quem procura um programa de gestão automóvel para usados é escolher uma ferramenta pensada para carros novos ou para oficinas. Num stand de usados, cada viatura tem o seu custo de compra, a sua retoma, as suas despesas e a sua margem. Um bom programa tem de acompanhar esse ciclo da compra à venda, com stock, anúncios, propostas e faturação no mesmo sítio.

O que um programa de gestão para usados tem mesmo de fazer

Antes de veres preços ou demonstrações, define o que precisas. Num stand de usados, a lista mínima é esta:

• Ficha completa da viatura: matrícula, quilómetros, data da primeira matrícula, estado do livrete, data da inspeção, IUC e fotografias.
• Custo real por viatura: preço de compra, transporte, reparações, pneus, chapa e pintura, para saberes a margem antes de baixares o preço numa negociação.
• Tomas de retoma: registar a viatura que entra na troca como uma viatura nova em stock, com o valor acordado.
• Anúncios: publicar e atualizar a partir dos dados que já tens, sem escrever tudo duas vezes.
• Clientes e propostas: quem pediu informação, que viatura viu, que proposta recebeu e em que ponto está o crédito.
• Faturação: emitir a fatura da venda sem sair do programa e sem copiar dados de um sítio para outro.

Se o programa só faz metade disto, vais acabar a usar folhas de cálculo para a outra metade. E é aí que os erros começam.

Os erros que mais custam a um stand de usados

Não saber o custo real de cada viatura

Muitos donos de stand sabem quanto pagaram pelo carro, mas não somam a revisão, os pneus novos e a polimento que fizeram depois. Sem esse número, vendes "a olho". Um programa útil soma tudo na ficha da viatura e mostra-te a margem real.

Deixar os prazos legais na memória

Há prazos que não podes falhar. O pedido de registo de propriedade deve ser feito no prazo de 60 dias após a transmissão (artigo 5.º do Decreto-Lei n.º 54/75). Na venda a consumidores, o Decreto-Lei n.º 84/2021 prevê que, em bens usados, o prazo de garantia possa ser reduzido por acordo, mas nunca abaixo de 18 meses. Se não tens estas datas por viatura, estás dependente de uma agenda ou de uma folha perdida.

Manter anúncios de viaturas já vendidas

Um anúncio de um carro que já saiu do stand gera chamadas que não dão em nada e passa má imagem. Quando o stock e os anúncios vivem em sítios diferentes, isto acontece com frequência. Para aprofundares a organização das viaturas, lê o nosso guia de gestão de stock automóvel para o teu stand.

Excel, software genérico ou programa específico para stands?

Não existe uma resposta única. Depende do volume de viaturas e de quantas pessoas mexem nos dados.

Opção	Onde é forte	Onde falha	Serve melhor para
Papel ou Excel	Zero custo, flexível, já sabes usar	Sem alertas de prazos, fácil de duplicar ou apagar dados, difícil de partilhar	Quem vende poucas viaturas e trabalha sozinho
Software de faturação genérico	Emite faturas e trata da contabilidade	Não conhece matrícula, livrete, retoma nem margem por viatura	Quem só precisa de faturar
Programa para concessionários de marca	Cobre oficina, peças e várias filiais	Costuma ser mais complexo do que um stand de usados precisa	Concessionários com oficina e equipa grande
StandFácil	Viaturas, stock, anúncios, faturação e CRM de clientes e propostas no mesmo sítio, pensado para stands de usados	Não substitui um sistema de gestão de oficina. Se precisas disso, confirma com a equipa antes	Stands de usados pequenos e médios

Se tens três carros e vendes um por mês, o Excel pode chegar. Se já perdes tempo a procurar dados ou a corrigir enganos, é altura de mudar. Para veres o panorama completo, temos também um guia sobre como escolher software para stands.

Como o StandFácil resolve isto

O StandFácil é um software de gestão para stands automóveis em Portugal. Foi feito para donos e gerentes de stands de usados, pequenos e médios, que percebem de carros e não querem aprender informática. O que cobre:

• gestão de viaturas e de stock;
• publicação de anúncios;
• faturação;
• CRM de clientes e propostas.

Na prática, o dia a dia fica assim:

1. Registas a viatura uma vez. Preenches a ficha com os dados do livrete, o custo de compra e as despesas. Se entrou por retoma, registas o valor acordado.
2. Publicas o anúncio e acompanhas o interessado. Cada pedido de informação fica ligado ao cliente e à viatura, com as propostas feitas.
3. Fechas o negócio e emites a fatura. Os dados da venda já estão lá, não tens de os escrever de novo.

Sobre preços e condições, não os pomos aqui para não te dar números que possam estar desatualizados. Pede-os diretamente à equipa. Se quiseres perceber melhor cada parte, temos artigos sobre faturação para stand automóvel e sobre CRM para stands automóveis.

Se não estás sempre no stand, vê também como gerir o stand de usados à distância.

Como começar esta semana

O feriado de 5 de outubro cai a uma segunda-feira, por isso há fim de semana prolongado, e logo a seguir vem o de Todos os Santos. São datas boas para ter o stock arrumado. Faz este exercício antes de escolheres qualquer programa:

1. Lista todas as viaturas em stock com matrícula, custo de compra e despesas.
2. Junta as datas de inspeção e de IUC de cada uma.
3. Confirma quais estão anunciadas e a que preço.

Se demoras mais de uma tarde a juntar isto, já tens a resposta sobre a necessidade de um programa. Para comparares com outras soluções, vê também a nossa análise de aplicações de gestão para stands.

Perguntas Frequentes

Quanto custa um programa de gestão para stand de usados?

Depende do número de utilizadores e das funcionalidades incluídas. Há folhas de Excel sem custo e há subscrições de software específico com preço mensal. Para o StandFácil, pede as condições diretamente à equipa, porque não publicamos valores neste artigo.

Preciso de um programa se tenho poucas viaturas?

Nem sempre. Com poucas viaturas e uma só pessoa a tratar de tudo, uma folha bem organizada pode servir. Passa a compensar quando começas a perder dados, a esquecer prazos ou a ter anúncios desatualizados.

Qual é a garantia mínima na venda de um carro usado a um consumidor?

Pelo Decreto-Lei n.º 84/2021, a garantia legal de bens móveis é de 3 anos, mas em bens usados pode ser reduzida por acordo, nunca abaixo de 18 meses. Deve ficar escrita no contrato ou na fatura. Em caso de dúvida sobre um caso concreto, confirma com um advogado ou com a DECO.

Posso passar do Excel para um programa sem perder o histórico?

Podes começar por registar as viaturas que tens agora em stock e ir acrescentando o resto. Se precisas de importar ficheiros já existentes, pergunta à equipa do StandFácil se é possível no teu caso, porque não o garantimos aqui.

Próximo passo

Faz a lista das viaturas em stock com custo, datas e estado dos anúncios. Depois fala com a equipa do StandFácil em standfacil.pt, mostra-lhes essa lista e pergunta como ficaria no programa.