Programa de gestão de viaturas usadas: o que deve fazer no teu stand

Um programa de gestão de viaturas usadas serve para uma coisa: teres numa só ficha, por carro, o que pagaste, o que gastaste a prepará-lo, onde está anunciado e a quem o vendeste. Se hoje isso anda espalhado por Excel, papéis e mensagens no telemóvel, perdes tempo e margem em cada viatura.

Este texto não repete a lista de funcionalidades que já explicámos em Programa de gestão automóvel para usados: o que deve incluir. Aqui seguimos o caminho de um carro no teu stand, da compra à venda, e vemos onde o software te poupa trabalho.

O que um programa de gestão de viaturas usadas tem de fazer

Para um stand de usados, pequeno ou médio, o essencial cabe em poucas funções:

• Uma ficha por viatura, com matrícula, marca, modelo, quilómetros, data de matrícula e estado.
• Registo do preço de compra e de todos os custos de preparação (oficina, pintura, pneus, limpeza, transporte).
• Controlo dos prazos que afetam a venda, como a data da próxima inspeção e o IUC.
• Publicação e atualização de anúncios sem escreveres tudo duas vezes.
• Contactos de clientes, propostas e negociações ligados à viatura certa.
• Faturação a partir dos dados que já estão na ficha.

Se uma destas peças ficar de fora, voltas ao papel ou ao Excel para essa parte, e a informação deixa de bater certo.

O caminho de uma viatura usada no teu stand

Na compra ou na toma de retoma

É aqui que a ficha nasce. Regista logo o preço acordado, a origem (leilão, particular, toma de retoma num negócio) e o estado do livrete e da documentação. Numa retoma, o valor que atribuis ao carro do cliente afeta o preço do carro que ele leva, por isso convém que os dois negócios fiquem ligados.

Um erro comum é só abrir a ficha quando o carro vai para a montra. Nessa altura já ninguém se lembra do que foi pago ao certo nem do que ficou combinado com o vendedor.

Na preparação

Cada fatura de oficina, cada jogo de pneus e cada polimento tem de entrar no custo da viatura. Sem isso, o preço mínimo a que podes vender é um palpite. Com os custos na ficha, vês em segundos quanto já investiste e qual é a margem que sobra.

Aproveita também para anotar os prazos. Um ligeiro de passageiros faz a primeira inspeção periódica aos 4 anos, depois de 2 em 2 anos até aos 8 e a partir daí todos os anos. Uma viatura com inspeção a caducar é um argumento de negociação contra ti, e convém saberes isso antes de o cliente perguntar.

No anúncio

O anúncio deve sair dos dados da ficha, não de um texto escrito de raiz. Assim o preço, os quilómetros e o equipamento são os mesmos em todo o lado. Quando vendes o carro, o anúncio tem de sair no mesmo dia. Anúncios de viaturas já vendidas geram chamadas inúteis e passam má imagem.

Se queres ver como isto se liga ao stock, lê Gestão de stock automóvel: como organizar as viaturas do teu stand sem erros.

Na venda e no pós-venda

Ao vender, precisas da proposta, da eventual proposta de crédito e da fatura. Lembra-te também da garantia. Segundo o Decreto-Lei n.º 84/2021, a garantia legal de um bem usado pode ser reduzida por acordo, mas nunca para menos de 18 meses. Guardar na ficha a data de venda e o prazo de garantia evita discussões meses depois.

Se o teu stand trabalha o regime de margem, a fatura e o custo de compra têm de estar sempre associados à mesma viatura. Confirma o enquadramento com o teu contabilista, com base no Decreto-Lei n.º 199/96, e garante que o programa te deixa registar o que ele precisa.

Erros comuns ao escolher um programa

• Escolher um programa pensado para oficinas ou concessionários de novos, com funções que nunca vais usar.
• Pagar por módulos separados para stock, faturação e clientes e acabar a copiar dados de um para o outro.
• Não testar com viaturas reais do teu stock antes de decidir.
• Deixar a equipa de fora. Se o vendedor não o usa, a ficha fica desatualizada.

Para uma visão mais ampla, podes ler Software para stands: como escolher o certo para o teu stand.

Excel, software genérico ou programa específico para stands

Opção	Onde é mais forte	Onde falha
Papel e Excel	Custo zero, começas hoje	Sem ligação a anúncios, clientes ou faturas. Erros de cópia.
Software genérico de gestão ou faturação	Bom para faturar e para a contabilidade	Não conhece a viatura, os custos de preparação nem as retomas
Programa específico para stands, como o StandFácil	Ficha por viatura ligada a anúncios, clientes, propostas e faturação	Se tens 3 ou 4 carros e vendes pouco, o Excel pode chegar

Se o teu stock é pequeno e estável, um Excel bem arrumado pode servir durante algum tempo. A partir do momento em que perdes contactos, repetes dados ou não sabes a margem de um carro, o custo do desorganizado já é maior do que o de um programa.

Como o StandFácil resolve isto

O StandFácil é um software de gestão feito para stands automóveis em Portugal, sobretudo para donos e gerentes de stands de usados, pequenos e médios. Cobre a gestão de viaturas e de stock, a publicação de anúncios, a faturação e um CRM de clientes e propostas, tudo no mesmo sítio.

Na prática, o uso resume-se a três passos:

1. Registas a viatura, com os dados e os custos, e ficas com a ficha pronta.
2. Publicas o anúncio a partir dessa ficha.
3. Ligas o cliente e a proposta à viatura e, quando fechas o negócio, emites a fatura.

O que não vamos prometer aqui: não indicamos preços nem condições de teste neste artigo, porque não queremos que decidas com números desatualizados. Consulta o site do StandFácil para veres os planos e o que está incluído em cada um. Para perceberes como as peças se ligam, vê Plataforma de gestão automóvel: como centralizar stock, faturação e clientes.

Perguntas Frequentes

Para que serve um programa de gestão de viaturas usadas?

Serve para guardar numa ficha por viatura os dados de compra, os custos de preparação, o anúncio, o cliente e a venda. Assim sabes o que tens em stock, quanto investiste em cada carro e qual é a margem real.

Preciso mesmo de um programa se tenho poucas viaturas?

Nem sempre. Com poucos carros e poucas propostas, um Excel organizado pode chegar. Passa a compensar quando começas a falhar contactos, a repetir dados em vários sítios ou a não saber a margem de cada negócio.

O programa trata da faturação?

Depende do programa. No StandFácil, a faturação faz parte da gestão, por isso a fatura sai dos dados da viatura e do cliente. Se tens obrigações específicas, como o regime de margem, confirma o enquadramento com o teu contabilista.

Como escolho entre vários programas?

Testa com viaturas reais do teu stock e vê se cobre stock, anúncios, clientes e faturação sem módulos à parte. Confirma também se a tua equipa o consegue usar sem formação longa. Para comparar critérios, vê Programa de gestão para stand: como escolher o certo.

Próximo passo

Escolhe três viaturas do teu stock e regista-as de ponta a ponta: compra, custos, anúncio, proposta e fatura. Se quiseres fazer isso no StandFácil, visita https://standfacil.pt e fala connosco.