Programa de gestão para stand: como escolher o certo

Sábado de manhã, o cliente pergunta por um Golf e ainda andas a procurar no Excel, sinal de que precisas de um programa de gestão para stand. Um bom programa junta num só sítio as viaturas em stock, os anúncios, a faturação e os contactos dos clientes, para saberes em segundos o que tens, a quanto está e quem já perguntou por ela. Se o teu stand trabalha com folhas soltas, cadernos e mensagens no telemóvel, este é o passo que mais tempo te devolve.

O que deve fazer um programa de gestão para stand

Não precisas de mil funções. Precisas de que as tarefas de todos os dias deixem de depender da tua memória. Um programa de gestão para stand de usados deve cobrir, no mínimo:

• Ficha de cada viatura: matrícula, marca, modelo, quilómetros, data da inspeção, valor de compra, despesas de preparação e preço de venda.
• Estado do stock: quais estão disponíveis, reservadas ou vendidas, e há quantos dias estão paradas no parque.
• Tomas de retoma: registar a viatura que entra em troca, com o valor atribuído, ligada à venda que a originou.
• Anúncios: publicar e atualizar os dados da viatura sem escreveres tudo outra vez.
• Faturação: emitir a fatura da venda a partir da própria ficha da viatura e do cliente.
• Clientes e propostas: guardar quem pediu informação, que proposta recebeu, se pediu proposta de crédito e quando deves voltar a contactar.

Se quiseres aprofundar a parte do stock, temos um guia sobre gestão de stock automóvel e como organizar as viaturas do teu stand sem erros. Para a visão geral do que um sistema deve incluir, vê o artigo sobre programa de gestão automóvel para usados.

Excel, papel ou programa: qual serve ao teu stand

Excel e papel não são um erro. Para quem tem três ou quatro viaturas e vende poucas por mês, podem chegar. O problema aparece quando o stock cresce e a informação passa a estar em vários sítios.

Opção	Onde é mais forte	Onde falha
Papel e caderno	Sem custo, imediato	Perde-se, não pesquisa, não avisa de nada
Excel ou folha de cálculo	Flexível, conheces-o bem	Sem ligação a anúncios ou faturas, fácil de duplicar e de desatualizar
Ferramentas genéricas (agenda, CRM comum)	Boas para uma só tarefa	Não conhecem viaturas, livrete, retoma ou inspeção
Programa específico para stands	Viaturas, stock, anúncios, faturação e clientes no mesmo sítio	Exige uns dias para migrares os dados e habituares a equipa

O StandFácil é mais forte quando o teu problema é dispersão: a mesma viatura escrita em três sítios diferentes. Para stands muito pequenos, ou para quem só quer um registo simples, uma folha de cálculo bem organizada pode servir melhor, por não haver nada novo para aprender. Para comparar mais opções, lê software para stands: como escolher o certo.

Que regras do setor o programa deve ajudar a cumprir

Um programa não substitui o teu contabilista nem o teu advogado, mas deve facilitar-te a vida em dois pontos concretos:

1. Garantia nos usados. O Decreto-Lei n.º 84/2021 permite que, num bem usado, o prazo da garantia seja reduzido por acordo entre as partes, mas nunca para menos de 18 meses. Convém guardar por viatura a data de venda e o prazo acordado, para saberes de imediato se uma reclamação está dentro do prazo.
2. IVA na venda de usados. Muitos stands vendem ao abrigo do regime especial de tributação da margem, previsto no Decreto-Lei n.º 199/96. Isto obriga a ter o preço de compra e o de venda de cada viatura bem registados, o que é muito mais seguro numa ficha do que numa folha perdida. Confirma sempre com o teu contabilista como se aplica ao teu caso.

Sobre a parte da fatura, o artigo programa de faturação para stand automóvel explica o que deve ter esse módulo.

Erros comuns ao escolher um programa de gestão para stand

Comprar pela lista de funções e não pelo teu dia a dia

Antes de veres qualquer demonstração, escreve as cinco coisas que mais tempo te tiram por semana. Pode ser responder a quem pergunta se a viatura ainda está disponível, ou lembrar-te de quando termina a inspeção. Se o programa não resolver essas cinco, o resto é ruído.

Não testar com viaturas reais

Mete três viaturas do teu parque, com uma retoma incluída, e faz uma venda de ponta a ponta: ficha, anúncio, proposta, fatura. Se te perderes a meio, a tua equipa também se vai perder.

Deixar a migração para depois

O melhor momento para mudar é quando há menos movimento. Com o fim de semana prolongado do feriado de 5 de outubro (uma segunda-feira este ano) e o Dia de Todos os Santos logo a seguir, muitos stands têm dias mais calmos para carregar o stock com tempo.

Ignorar quem vai usar

Se o teu vendedor não abrir o programa, a informação continua no telemóvel dele. Escolhe algo que ele consiga usar em poucos minutos, também fora do stand. Se essa mobilidade te interessa, lê gestão de stand online.

Como o StandFácil resolve isto

O StandFácil é um software de gestão para stands automóveis em Portugal, pensado para donos e gerentes de stands de usados, pequenos e médios. Reúne no mesmo sítio:

• gestão de viaturas e stock;
• publicação de anúncios;
• faturação;
• CRM de clientes e propostas.

Na prática, começas assim:

1. Registas as viaturas em stock, com os dados que já tens no livrete e na tua folha atual.
2. Publicas o anúncio a partir da ficha da viatura, sem reescreveres os dados.
3. Quando aparece um interessado, guardas o contacto e a proposta no cliente e, na venda, faturas a partir do mesmo registo.

O que não vamos fazer é prometer o que não está confirmado. Neste artigo não indicamos preços nem condições de plano, porque não os queremos citar de memória. Se precisas de uma ligação específica a um portal de anúncios ou a um programa de contabilidade, pergunta antes de decidir. Sobre a parte de clientes, o guia de CRM para stands automóveis mostra como começar.

Perguntas Frequentes

Quanto custa um programa de gestão para stand?

Depende do número de utilizadores, das funções incluídas e do plano que escolheres. Antes de decidir, pede sempre o preço final por escrito e confirma o que está incluído e o que se paga à parte. No StandFácil, consulta as condições atuais diretamente com a equipa.

Um programa de gestão serve para um stand pequeno?

Sim, se tiveres mais viaturas do que consegues acompanhar de cabeça, ou se já tiveste uma venda perdida por falta de informação. Com poucas viaturas e pouco movimento, uma folha de cálculo bem organizada pode ser suficiente por agora.

Quanto tempo demora a passar do Excel para um programa?

Depende do tamanho do stock e da qualidade dos dados que já tens. O mais trabalhoso é carregar as viaturas e os clientes existentes, por isso convém começar por um período calmo e testar primeiro com poucas viaturas.

O programa trata da garantia e das obrigações legais por mim?

Não. Ajuda-te a ter os dados organizados por viatura, como a data de venda, o prazo de garantia acordado e os valores de compra e venda. A aplicação da lei, incluindo o Decreto-Lei n.º 84/2021, continua a ser da tua responsabilidade e do teu contabilista ou advogado.

O próximo passo

Esta semana, escolhe cinco viaturas do teu parque e anota quantos sítios diferentes guardam a informação de cada uma. Se a resposta for mais do que dois, vale a pena testar o StandFácil com essas cinco em https://standfacil.pt e ver se te poupa tempo numa venda real. Para uma comparação mais alargada, lê também a aplicação de gestão para stands.