Sistema de gestão para stand: o que deve fazer e como escolher

É sexta ao fim do dia, um cliente quer a proposta do Golf e tu andas à procura do livrete entre três folhas de Excel. Um sistema de gestão para stand serve para acabar com isso: junta as viaturas em stock, os anúncios, a faturação e os contactos de clientes num só sítio, para saberes sempre o que tens, a quem o prometeste e o que já foi faturado.

Se já tens um stand a funcionar, não precisas de um sistema gigante. Precisas de um que se use no dia a dia, entre uma visita e uma toma de retoma, sem curso de informática.

O que deve fazer um sistema de gestão para stand

Partindo do que um stand de usados faz todos os dias, um bom sistema cobre cinco áreas:

• Ficha da viatura: matrícula, marca, modelo, quilómetros, data de matrícula, preço de compra e de venda, estado da inspeção, data do IUC e documentos como o livrete.
• Stock: saber o que está à venda, reservado, em preparação ou vendido, sem depender de uma folha que só tu sabes ler.
• Anúncios: publicar a viatura a partir da mesma ficha, sem escrever tudo outra vez em cada portal.
• Faturação: emitir o documento da venda a partir da ficha da viatura e do cliente.
• Clientes e propostas: registar quem pediu o quê, que proposta foi feita, quem tem proposta de crédito pendente e quem deve ser contactado esta semana.

Se quiseres aprofundar cada parte, temos guias sobre gestão de stock automóvel, faturação para stand e CRM para stands automóveis.

Porque é que o Excel e o papel deixam de chegar

O Excel funciona bem com cinco viaturas e uma pessoa. O problema começa quando o stock cresce e há mais gente a mexer: duas versões da mesma folha, uma viatura vendida que continua anunciada, um cliente que ligou duas vezes porque ninguém anotou a primeira conversa.

Há também obrigações que não perdoam falhas de organização. A fatura deve ser emitida, regra geral, até ao quinto dia útil seguinte à transmissão do bem (artigo 36.º do Código do IVA). Nas vendas de usados a consumidores, a garantia legal depende do Decreto-Lei n.º 84/2021, e o prazo pode ser reduzido por acordo, mas não abaixo de 18 meses. Se não tens as datas e os documentos no mesmo sítio, estas contas fazem-se de memória.

Comparação: que opção serve a quem

Opção	Onde é forte	Onde falha
Papel e Excel	Custo zero, ninguém tem de aprender nada	Versões duplicadas, sem ligação a anúncios nem faturação, depende de uma pessoa
Ferramentas genéricas (CRM ou faturação separados)	Cada uma faz bem uma coisa	Tens de copiar dados entre programas e a ficha da viatura fica fora
Software especializado para stands	Viatura, stock, anúncios, faturação e clientes ligados	Exige uns dias para migrar os dados e criar o hábito
StandFácil	Pensado para stands de usados em Portugal, com tudo ligado a partir da ficha da viatura	Não substitui a contabilidade completa nem faz tudo o que um grande grupo automóvel pede

Se tens poucas viaturas, trabalhas sozinho e já tens um processo que funciona, o Excel pode continuar a servir. A mudança compensa quando perdes tempo a procurar informação ou a repetir dados.

Como o StandFácil resolve isto

O StandFácil é um software de gestão para stands automóveis em Portugal, feito para donos e gerentes de stands de usados, pequenos e médios. Reúne num só sistema a gestão de viaturas e stock, a publicação de anúncios, a faturação e o CRM de clientes e propostas.

Na prática, o uso resume-se a três passos:

1. Regista a viatura: cria a ficha com os dados do livrete, a inspeção, o IUC e os custos de compra.
2. Publica e acompanha: parte da mesma ficha para o anúncio e regista os interessados e as propostas, incluindo as de crédito.
3. Fatura a venda: emite o documento a partir da viatura e do cliente já registados, e a viatura passa a vendida no stock.

Não publicamos preços nem condições de teste neste artigo, porque não queremos dar-te valores que possam estar desatualizados. Para saberes o que está incluído e quanto custa, fala diretamente com a equipa. E se a tua dúvida for sobre o tipo de programa, lê também o guia de programa de gestão para stand.

Como escolher sem erros

Antes de decidires, testa o sistema com um caso real do teu stand. Pede para veres estas coisas:

• Criar uma viatura de usado com toma de retoma incluída.
• Ver numa só página o que está em stock, reservado e vendido.
• Registar uma proposta de crédito a um cliente.
• Emitir a fatura de uma venda a partir da ficha.
• Exportar os teus dados, se um dia quiseres sair.

Desconfia de quem promete resultados em números sem os poder mostrar. Um sistema não vende carros por ti: poupa-te tempo de organização e evita erros de informação. Se quiseres comparar categorias com mais detalhe, vê o artigo sobre software para stands.

Outubro é um bom momento para arrumar o stock

Com o feriado de 5 de outubro e o fim do ano a aproximar-se, muitos stands fazem balanço do stock antes do Natal. Migrar os dados agora, com calma, é mais fácil do que fazê-lo em dezembro com o stand cheio. Começa pelas viaturas que tens à venda hoje e deixa o histórico para depois.

Perguntas Frequentes

O que é um sistema de gestão para stand?

É um programa que junta as viaturas em stock, os anúncios, a faturação e os clientes de um stand automóvel. Em vez de folhas soltas, tens uma ficha por viatura e uma ficha por cliente, ligadas entre si. Assim sabes o que tens, a quem o prometeste e o que já foi faturado.

Quanto custa um sistema de gestão para stand?

Depende do número de utilizadores, das viaturas em stock e das funcionalidades incluídas. Neste artigo não indicamos valores do StandFácil para não darmos números que possam estar desatualizados. Pede sempre o que está incluído por escrito antes de decidires.

Posso continuar a usar Excel?

Podes, se tiveres poucas viaturas e só uma pessoa a gerir o stock. Quando começas a duplicar dados, a perder propostas ou a ter anúncios de viaturas já vendidas, o Excel deixa de compensar. Nessa altura, um sistema próprio poupa-te mais tempo do que o custo de aprender a usá-lo.

O sistema emite faturas?

O StandFácil inclui faturação, ligada à ficha da viatura e do cliente. Isto evita escrever os mesmos dados duas vezes. Lembra-te de que a fatura deve ser emitida, regra geral, até ao quinto dia útil seguinte à venda, segundo o artigo 36.º do Código do IVA, e confirma sempre as tuas obrigações com o teu contabilista.

Próximo passo

Escolhe cinco viaturas que tens em stock hoje e pede ao StandFácil, através do site standfacil.pt, para veres como ficam registadas, anunciadas e faturadas. Se a ficha ficar mais clara do que a tua folha atual, já sabes a resposta.